Coronavirussen bremser erhvervslivet – “Arbejd hjemmefra!”
Det er ikke kun Danmark der står stille i denne tid, hvor coronavirussen har udbredt sig på rekordtid. Hele verden er hårdt påvirket af den nyomspredte virus covid-19, som officielt er blevet klassificeret som en pandemi. Det hårde udbrud har betydet en række opfordringer fra regeringen, som skal reducere spredningen af virussen. Herunder er blandt andet erhvervslivet hårdt ramt, da regeringen meldte ud at Danmark lukker ned. Offentlige ansatte uden kritiske funktionsroller i samfundet bliver sendt hjem i 14 dage, samtidig med at man opfordrer private virksomheder til at sætte deres medarbejdere til at arbejde hjemmefra hvis muligt. Det er muligt!
Når det kommer til at arbejde hjemmefra, er der selvfølgelig stor forskel på hvorvidt det er muligt, alt efter hvilken branche du og din virksomhed befinder sig i. Vi har prøvet at se tingene i et bredere perspektiv, og kommer her med vores idéer til, hvordan du arbejder hjemmefra på den bedst mulige måde, og samtidig kan bevare kontakten til kolleger og kunder.
Sådan arbejder du nemt og effektivt hjemmefra
På trods af den triste situation vi står i, er der alligevel lidt lys at spore for enden af tunellen. Det er nemlig muligt for de fleste at arbejde hjemmefra, og her giver vi dig nogle tips til hvordan du gør det bedst muligt, uden at du skal rive hele din kontorplads fysisk med hjem.
Når du skal til at arbejde hjemmefra, er første udfordring du vil støde på, at du vil mangle de ting du normalt bruger i din arbejdsdag. Dette kan f.eks. være din arbejdscomputer, telefon, mailsystem og den daglige sparring med dine kollegaer. Det sætter også en stopper for fysiske møder, konferencer, virksomhedsbesøg og præsentationer.
1) Opsæt din arbejdsmail på din hjemme PC
Hvis du, ligesom os, ikke kan undvære din arbejdsmail, skal du først og fremmest sørge for at have adgang til din arbejdsmail hjemmefra. Arbejder du på en bærbar, er der ikke de store forbehold, så længe du har internetforbindelse. Det er blot at tage den med hjem, åbne dit mailprogram eller browser, og fortsætte med at bruge den som du altid har gjort.
Arbejder du derimod på din egen PC, skal du nøje følge virksomhedens IT sikkerhedspolitik. Hvis du må tilslutte din egen Outlook til din konto på virksomhedens mailserver, bør du først og fremmest sikre dig, at du kender både login og mailserveroplysninger. Spørg eventuelt i jeres IT afdeling efter dette.
Det kan også være at virksomheden tilbyder adgang via Webmail når du vil tilgå din mail udefra. Her skal du blot have adressen til mailserver, dit brugernavn og password. Her bør der ikke være de helt store udfordringer.
Skulle det alligevel drille, har du muligvis også mulighed for at tilkoble din PC via fjernskrivebord.
2) Hold kontakten til kunder og kollegaer
Når det kommer til kontakt, så sætter coronavirussen nogle barrierer ift. hvordan vi normalt plejer at gøre tingene. Her er et fleksibelt telefonsystem en oplagt løsning på problemet. Her er vores forslag til en problemfri løsning, som gør at du kan arbejde hjemmefra, på samme måde som du er vant til på kontoret.
Bruger din virksomhed i dag 3CX telefonsystemet, kan du nemt og hurtigt få adgang til hele jeres telefonsystem hjemmefra via 3CX Softphone eller via deres web-klient. Du skal blot få din 3CX ansvarlige til at fremsende dig en velkomstmail, hvori der er et link til at hente 3CX Softphone. 3CX Softphone kan hentes til både PC og MacOS, og kan ligeledes tilgås via webbrowser, eller hentes som app til din smartphone. Det giver jer ikke yderligere omkostninger, at være flere der downloader eller bruger 3CX Softphone i jeres virksomhed.
Når du har installeret din 3CX Softphone, har du allerede sikret dig adgang til flere fordele, som hjælper dig med at passe dit arbejde udenfor kontoret. Du kan blandt andet se, hvilke af dine kollegaer som er optaget i et andet opkald, nu når du ikke er der fysisk til at kunne se det.
Du kan tilgå dine lister over kontaktpersoner og numre, som I har gemt I jeres virksomheds 3CX. På den måde har du stadig adgang til jeres kundekartotek. Vigtige numre på support, numre på kollegaer og lignende er ligeledes ved hånden når du skal bruge det. Det kræver kun et par enkelte klik for at ringe dem op, og så er der hul igennem. Alt sammen igennem dit headset og computer.
Derudover kan vi anbefale 3CX Softphonens chatfunktion, så du kan holde kontakten med dine kollegaer. Her kan du få svar på de små hurtige spørgsmål, der kan opstå mellem dig og dine kollegaer. Det er også super smart hvis du skal dele en tekst eller links lynhurtigt!
3) Hold dine møder og præsentationer online
Har du vigtige møder om hjørnet? Måske en præsentation i tankerne? Coronavirussen står lige nu i vejen for rigtig mange møder, som udsættes eller i værste fald helt aflyses. Det gør den blandt andet af den årsag, at folk ofte forbinder deres møder med fysisk fremmøde. Et fysisk møde kan være at foretække i mange situationer. Det skal dog ikke stå i vejen for, at webmøder bestemt også kan indfri rigtig mange behov!
Med din 3CX løsning får du mulighed for at sætte webmøder op på få sekunder. Et webmøde foregår ligesom et almindeligt møde som du kender det. Det foregår blot online i stedet for fysisk. Det vil sige, at du både kan se og høre de andre deltagere i mødet. Det kræver ikke andet end en Chrome browser.
3CX webmøder foregår på den måde, at du opretter et møde med en dato og klokkeslæt for hvornår mødet starter. Med din invitation som dine inviterede personer modtager, kan du vedlægge vigtige informationer om mødet, agenda og hvad der ellers skulle være værd at nævne.
De deltagende personer i mødet kan selv vælge, om de vil have webcam og lyd slået til. På den måde kan I stadig se hinanden i øjnene. Naturligvis i HD.
Der er mulighed for at tegne illustrationer på skærmen, lave skærmdeling af eksempelvis din præsentation eller excel-ark, samt skrive beskeder i den integrerede chat. Du kan endda optage webmødet, så det efterfølgende kan deles, til de der er forhindret i at deltage. På denne måde er det også et
fremragende værktøj at bruge til forelæsning, undervisning og kurser.
Husk den nystrøgne skjorte!
4) Sørg for at have adgang til dine filer
Det er ikke sjovt at stå og mangle en vigtig fil eller dokument, hvorefter du ikke har mulighed for at få adgang til det. Sørg derfor for at have adgang til de filer du kunne risikere at få brug for, under den periode hvor du arbejder hjemmefra. Mange virksomheder har et eller flere online drev, hvor man i fællesskab har adgang til de nødvendige dokumenter for ens respektive afdeling.
Nogle virksomheder bruger også cloud-løsninger såsom Office 365, Google Drev og Dropbox. Er dette tilfældet, skal du naturligvis sørge for at have login til jeres cloud-løsning klar. Derudover skal du også sørge for, at du har de nødvendige rettigheder der skal til, for at du kan vise og/eller redigere i de dokumenter du skal tilgå.
Husk altid at følge virksomhedens IT sikkerhedshåndbog, så du ikke uforvarende kommer til at overskride disse.
Arbejd hjemmefra allerede fra i morgen
Følger du disse tips, er der ingen grund til at starte det helt store flyttearbejde i forbindelse med dit hjemmearbejde. Teknologien i dag bringer os heldigvis langt, og viser sig super brugbar under uforudsete hændelser såsom f.eks. den aktuelle corona situation.
Vi håber meget på, at du kan bruge disse tips til din opstart af dit hjemmearbejde.
Skulle din virksomhed ikke have en 3CX løsning endnu, så frygt ej. Det kan sættes op hurtigt og smertefrit, og vi hjælper jer naturligvis gerne med opgaven. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har andre relevante spørgsmål, ift. hvordan I, i jeres virksomhed kan arbejde hjemmefra nemmest muligt. Vi sidder klar på +45 66 18 11 68 og vil være glade for at hjælpe jer på rette vej.
Rigtig god hjemmearbejdslyst!
